Es común pensar que para el desarrollo de los
esfuerzos de mejora en una empresa tengamos solamente que tocar a los procesos
de manufactura o servicio y creer que sean sólo estos los que tienen que ser
mejorados y olvidamos que también existen procesos en el campo del soporte
administrativo y que estos también tienen un valor fundamental para el buen
funcionamiento de las organizaciones.
Es fundamental conocer y comprender los conceptos
y herramientas con las que se cuenta para crear procesos administrativos ágiles
que nos permitan mejorar el desempeño general a través de mejoras
significativas en los procesos claves relacionados con la administración. El
pensamiento de La Oficina Ligera nos lleva a pensar en que debemos aligerar la
carga no justificada y que tenemos que eliminar lo que sobra, los despilfarros,
dedicándonos al incremento de la productividad y de resultados en los procesos
administrativos, orientándonos a aquello que verdaderamente demanda el cliente
o señala como objetivo la empresa.
Capacitarse mediante seminarios a fin de poder ver lo que no vemos es
indispensable. La aplicación de Herramientas Lean que se utilizan mejora
radicalmente el flujo de los procesos en la oficina, produciendo mejoras
medibles inmediatas, como reducir costos, incrementar sustancialmente la
eficiencia y mejorar la calidad, la oportunidad de entrega y la satisfacción
del cliente interno y externo.
La oficina, el área física administrativa es un
territorio fértil para aplicar las Herramientas Lean, reduciendo o eliminando
actividades que no agregan valor y suprimiendo despilfarros que siempre
encontramos en los procesos administrativos. Es necesario capacitarnos para
poder identificar y dimensionar los procesos administrativos de la oficina,
identificar las áreas de generación de valor y eliminar el desperdicio,
rediseñar el flujo de valor para mejorar costos, servicio y calidad y mejorar
la comunicación empresarial, la respuesta y el servicio al cliente.
